Każda firma generuje w czasie swojej działalności wiele dokumentów. Dużą ich część przechowuje się w formie papierowej, a zgodnie z przepisami czas ten musi wynosić nawet kilka lat. Dlatego też w każdej firmie powinno znajdować się pomieszczenie, w którym będzie się przechowywać dokumentację, ale także różnego rodzaju instrukcje, karty gwarancyjne i tym podobne papiery. Pomieszczenie to powinno być odpowiednio suche, tak żeby wilgoć nie szkodziła papierom, a jednocześnie zamykane przed niepowołanym dostępem pracowników. W większych firmach takie archiwa mają dodatkowo zamontowane systemy przeciwpożarowe, chroniące zawartość w przypadku wystąpienia pożaru. Ponieważ dokumentów niekiedy bardzo szybko przybywa, to dobrym pomysłem może być regularne oddawanie starszych do jakiegoś zewnętrznego archiwum. Przechowywanie wszystkiego w swojej firmie powoduje zajęcie niemałego niekiedy pomieszczenia, po przeliczeniu wszystkiego może się okazać, że zewnętrzne usługi będą tańsze. Jeśli jednak ktoś chce dokumenty trzymać w firmie, to należy się odpowiednio do tego przygotować. Archiwum powinno posiadać odpowiednią ilość półek, na których będzie się wszystko układać. Jeśli będzie taka możliwość, to warto półki zamontować do samego sufitu i kupić niewielką drabinkę, żeby można było dosięgnąć do najwyższych. Ważne jest również to, w czym dokumenty będą przechowywane – najczęściej będą to segregatory i pudła. Coraz częściej spotykaną praktyką jest robienie ich na zamówienie, ze swoimi opisami i w wymaganej grubości – przeważnie producent segregatorów i pudeł nie będzie robił z tym żadnych problemów. Ponieważ składając takie zamówienie wszystko będzie wykonywane indywidualnie, to można pomyśleć również o przygotowaniu innych produktów firmowych, takich jak pudełka reklamowe, długopisy czy inne gadżety. Bardzo się one przydają przy różnych kontaktach z klientami, więc warto je w swojej firmie posiadać, szczególnie, że koszty ich wyprodukowania wcale nie są duże.
