Każdy przedsiębiorca, który chce odliczyć 100% wydatków ponoszonych na użytkowanie pojazdu musi złożyć do Urzędu Skarbowego informację VAT-26. Jednocześnie jest on zobligowany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Podpowiadamy, jak prawidłowo to robić.
Każdy przedsiębiorca, który chce odliczyć 100% wydatków ponoszonych na użytkowanie pojazdu musi złożyć do Urzędu Skarbowego informację VAT-26. Jednocześnie jest on zobligowany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Podpowiadamy, jak prawidłowo to robić.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna potwierdzać, że samochód wykorzystywany jest wyłącznie w toku prowadzonej działalności gospodarczej oraz nie został on w żaden sposób użyty do celów prywatnych.
Podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji przez cały okres, w którym pojazd wykorzystywany jest w prowadzonej DG. Zapisy muszą być precyzyjne i szczegółowe, ponieważ ich celem jest jednoznaczne potwierdzenie, że w żadnym momencie samochód nie został użyty do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością.
Wprawdzie w ustawie o podatku VAT nie wprowadzono jednolitego wzoru takiej ewidencji, ale art. 86a ust. 7 o VAT precyzuje dane, które muszą znaleźć się w prowadzonych zapisach. Ewidencja powinna zawierać:
-
numer rejestracyjny pojazdu
-
datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzonej ewidencji
-
ilość km na liczniku w momencie rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, stan licznika z końca poszczególnych okresów rozliczeniowych oraz stan licznika w momencie zakończenia ewidencji
Bardzo ważnym elementem ewidencji są wpisy kierowcy dotyczące wykorzystania pojazdu . Wpisy te muszą obejmować:
-
kolejne numery wpisów
-
daty wyjazdu
-
cel wyjazdu
-
opis trasy
-
przejechane km
-
imię i nazwisko kierowcy
W przypadku, gdy kierowca jest pracownikiem firmy, a nie samym podatnikiem, to podatnik musi po każdym okresie rozliczeniowym potwierdzić autentyczność poszczególnych wpisów.
Udostępnienie pojazdu osobie nie będącej pracownikiem przedsiębiorstwa, obliguje podatnika do samodzielnego sporządzenia wpisu w ewidencji, w którym muszą znaleźć się następujące dane:
-
numer wpisu
-
data udostępnienia pojazdu
-
cel udostępnienia
-
stan licznika w chwili udostępnienia samochodu
-
przejechane km
-
stan licznika w chwili zwrotu pojazdu
-
imię i nazwisko osoby udostępniającej pojazd
Okres rozliczeniowy to miesiąc lub kwartał (w zależności od rozliczeń danego podatnika z tytułu podatku VAT).
Konsekwencje wadliwego prowadzenia ewidencji
Luki w pozycjach oraz niepełne zapisy dla organów podatkowych mogą oznaczać, że pojazd został wykorzystany do celów prywatnych.
W przypadku, gdy US stwierdzi, że pojazd został wykorzystywany w celach niezwiązanych z prowadzoną działalnością, podatnik może odliczyć jedynie ograniczoną stawkę VAT. Przed taką sytuacją można się uchronić szczegółowo opisując cele wyjazdu i przebieg poszczególnych tras.
Prawomocny wyrok Sądu w Rzeszowie z 3.02.2015 roku sprecyzował, że w przypadku, gdy w jednym dniu podatnik dokonuje wiele krótkich wyjazdów w tej samej miejscowości, w ewidencji może wyodrębnić poszczególne trasy lub zastosować jeden wpis. W przypadku jednego wpisu należy jednak określić nazwy urzędów, sklepów lub innych punktów, które zostały odwiedzone, co potwierdzi, że pojazd został wykorzystany w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
30.09. 2014 roku Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej nr IPPP3/443-618/14-2/ISZ zawarł rozwiązanie problemów z przypadkowymi błędami dotyczącymi opisu tras oraz liczby przejechanych kilometrów. Gdy podatnik takie nieścisłości wykryje w dniu, kiedy zostały one wpisane do rejestru, organy podatkowe nie wyciągną konsekwencji. Późniejsze naniesienie poprawek wiąże się z konsekwencjami.
Porady udzieliło biuro księgowe gdynia Parakairon Sp. z.o.o.
